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Unabhängige Wirksamkeitsprüfung

Unabhängige Wirksamkeitsprüfung Ihres Beschwerdeverfahren nach Meldestelle-HinSchG

Ihre Meldestelle steht. Aber funktioniert sie auch? Seit Dezember 2023 braucht jedes Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden eine interne Meldestelle. Die meisten haben eine eingerichtet. Die wenigsten haben geprüft, ob sie wirksam ist. Wirksamkeitsprüfung starten ® So funktioniert's ! Das BfJ ist seit 2025 bundesweit zuständig für HinSchG-Verstöße Bußgelder: bis 20.000 € (keine Meldestelle) | bis 50.000 € (Behinderung, Repressalien, Vertraulichkeitsbruch) Bei juristischen Personen: Verzehnfachung möglich (§ 30 OWiG) ® bis zu 500.000 € IHRE VORTEILE Was Ihnen eine Wirksamkeitsprüfung konkret bringt Kein Papiertiger, sondern messbarer Nutzen für Ihr Unternehmen. Nachweisfähigkeit gegenüber Behörden Dokumentierter Prüfbericht nach ISO 37002 – der beste Beleg bei einer BfJ-Kontrolle. Persönliche Haftung
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Wirksamkeitsprüfung Ihres Beschwerdeverfahrens als Chance

Das BfJ ist seit 2025 bundesweit zuständig für HinSchG-Verstöße
Bußgelder: bis 20.000 € (keine Meldestelle) | bis 50.000 € (Behinderung, Repressalien, Vertraulichkeitsbruch)
Bei juristischen Personen: Verzehnfachung möglich (§ 30 OWiG) ® bis zu 500.000 €

IHRE VORTEILE

Was Ihnen eine Wirksamkeitsprüfung konkret bringt
Kein Papiertiger, sondern messbarer Nutzen für Ihr Unternehmen

  • Nachweisfähigkeit gegenüber Behörden
    Dokumentierter Prüfbericht nach ISO 37002 – der
    beste Beleg bei einer BfJ-Kontrolle
  • Persönliche Haftung reduzieren
    Dokumentieren Sie als GF Ihre
    Organisationspflicht – Ihr Schutz im Haftungsfall
  • Hinweise intern halten
    Wirksame Meldestelle sorgt dafür, dass
    Mitarbeitende intern melden – statt zum BfJ.
  • Beweislastumkehr absichern
    Bei Repressalien müssen Sie beweisen, dass
    keine Vergeltung stattfand (§ 36 HinSchG).
  • Lieferantenaudits bestehen
    Großkunden prüfen Beschwerdemechanismen.
    Ihr Prüfbericht ist die Antwort
  • Schwachstellen rechtzeitig finden
    Vertraulichkeits-brüche, Fristenverstöße – wir
    finden sie, bevor das BfJ sie findet.
Ein Laptop mit einer aufgerufenen Präsentation.

Die regelmäßige Wirksamkeitsprüfung stärkt Ihr Beschwerdeverfahren

Die Wirksamkeitsprüfung der internen Meldestelle ist im Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) gesetzlich verankert. Sie umfasst die regelmäßige und anlassbezogene Überprüfung des Meldesystems, um dessen Funktionsfähigkeit und Vertraulichkeit sicherzustellen. Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden müssen den ordnungsgemäßen Betrieb ihrer Meldestelle gegenüber dem Bundesamt für Justiz (BfJ) jederzeit nachweisen können. Andernfalls drohen Bußgelder bis zu 50.000 € – bei juristischen Personen sogar bis zu 500.000 €. In der Wirksamkeitsprüfung soll beantwortet werden.

Vorgehen:

Drei Schritte zur nachweisbar wirksamen Meldestelle
Vom kostenlosen Selbsttest bis zum belastbaren Prüfbericht – Sie bestimmen die Tiefe.

Ein Mann untersucht ein Dokument. Abstrakt.

Standortbestimmung Ihrer Meldestelle

Sie fallen in den Anwendungsbereich des LkSG? Dann erhalten Sie nach Auftrag einen digitalen Fragebogen, der Ihr Beschwerdeverfahren in neun Kategorien abfragt. Der Fragebogen wurde erarbeitet unter zur Hilfenahme der BAFA-Handreichungen .

Die ausführliche Beantwortung der Fragen hilft dabei, einen unabhängigen Status Quo zu ermitteln.

Vertiefte Wirksamkeitsprüfung


TÜV-zert. Auditor & Rechtsanwalt prüfen
Dokumentation, Prozesse und System.
3 Dokumentenprüfung & Prozessanalyse
3 Interviews mit Schlüsselpersonen
3 Stichproben im System (Live Demo)
3 Rechtl. Bewertung §§ 12–18, 36, 40
3 Prüfbericht nach ISO 37002
3 Prüfsiegel (Gültigkeit 1 Jahr)

Dauerhafte Wirksamkeit sichern


Schulungen, Richtlinien-Überarbeitung und
jährliche Nachprüfung.
3 Schulung Meldestellenbeauftragte
3 Schulung Führungskräfte (½ Tag)
3 Richtlinien & Verfahrensordnung
3 DSFA-Begleitung
3 Jährliche Nachprüfung (Re-Audit)
3 Quartalsweises Monitoring (opt.)
Individuell | Beratung anfragen
PRÜFUMFANG
6 Dimensionen der Wirksamkeit
Basierend auf ISO 37002:2021 und dem SUSA-Framework
01 Speak-Up-Kultur
Psychologische Sicherheit, partizipative Sicherheit,
Diskutierbarkeit
02 Kanäle & Feedback
Zugänglichkeit, Kanalvielfalt, 7-Tage-Frist,
3-Monats-Rückmeldung
03 Bearbeitungsprozess
Triage, Untersuchungsverfahren, Fallabschluss,
Folgemaßnahmen
04 Schutz & Abhilfe
Proaktiver Schutz, Vergeltungsrisiko,
Beweislastumkehr § 36 HinSchG
05 Datenverwaltung
DSGVO, Need-to-know, Zugriffsrechte,
IT-Sicherheit, DSFA
06 Governance

PRÜFUMFANG
6 Dimensionen der Wirksamkeit
Basierend auf ISO 37002:2021 und dem SUSA-Framework

01 Speak-Up-Kultur

Psychologische Sicherheit, partizipative Sicherheit,
Diskutierbarkeit

02 Kanäle & Feedback

Zugänglichkeit, Kanalvielfalt, 7-Tage-Frist,
3-Monats-Rückmeldung

03 Be-arbeitungs-prozess

Triage, Untersuchungs-verfahren, Fallabschluss,
Folgemaßnahmen

04 Schutz & Abhilfe

Proaktiver Schutz, Vergeltungsrisiko,
Beweislastumkehr § 36 HinSchG

05 Daten-verwaltung

DSGVO, Need-to-know, Zugriffsrechte,
IT-Sicherheit, DSFA

06 Governance & Schulung

Unabhängigkeit, Mandat, Führung,
Schulungskonzept, Evaluierung

SELBSTCHECK 5 Fragen, die Sie beantworten können müssen Wenn das BfJ morgen prüft oder ein Hinweisgeber zur Behörde statt zu Ihnen geht – haben Sie auf jede dieser Fragen eine belastbare Antwort?

? Null Meldungen seit Einrichtung?
Kein gutes Zeichen. Oft bedeutet das: Ihre Meldestelle ist nicht bekannt oder
genießt kein Vertrauen. Ein Hinweisgeber, der nicht traut, geht direkt zum BfJ.

? Was passiert bei Urlaub oder Krankheit?
Ohne Vertretungsregelung verstoßen Sie gegen die 7-Tage-Frist (§ 17
HinSchG). Jeder Verstoß gibt dem Hinweisgeber das Recht, extern zu melden.

? Wer hat Zugriff auf Meldungen?
Kann Ihre IT als Admin auf das Meldesystem zugreifen? Dann liegt ein
Vertraulichkeitsbruch vor – bußgeldbewehrt mit bis zu 50.000 €.

? Können Sie die Bearbeitung lückenlos dokumentieren?
Triage, Fristen, Schutzmaßnahmen, Feedback – alles muss nachvollziehbar
sein. Ohne Dokumentation kein Nachweis gegenüber dem BfJ.

? Haften Sie als Geschäftsführer persönlich?
Die Meldestelle ist Teil Ihrer Compliance-Organisation. Eine
Wirksamkeitsprüfung ist Ihr Nachweis der Organisationspflicht.

HÄUFIGE FRAGEN FAQ zur HinSchG-Wirksamkeitsprüfung

Für jedes Unternehmen, jede Kommune und Organisation ab 50 Mitarbeitenden nach § 12 HinSchG.

Wissenschaftlich validiertes, kostenloses Tool der EDHEC Business School und des European Whistleblowing Institute (EU-gefördert). 6
Dimensionen nach ISO 37002.

Wir kombinieren SUSA-Assessment, TÜV-Auditor-Methodik und anwaltliche Bewertung – Ergebnis ist ein belastbarer Prüfbericht.

Stufe 1: ca. 1–2 Wochen. Stufe 2: 2–4 Wochen inkl. Vor-Ort oder Remote. Stufe 3: individuell.

Bis 20.000 € (keine Meldestelle), bis 50.000 € (Behinderung/Repressalien). Jur. Personen: Verzehnfachung ® bis 500.000 €.

Ja. Stufe 1 vollständig remote. Stufe 2: mind. ein Vor-Ort-Termin empfohlen, Remote aber möglich.

ANFRAGEN