Interne Ermittlung auf wackligen Beinen? 5 klare Anzeichen, dass Sie Hilfe brauchen

Interne Ermittlung: Wenn der erste Hinweis Unsicherheit auslöst

Ein plötzlicher Hinweis auf mögliches Fehlverhalten landet im internen Meldesystem – und Sie sind als Meldestellenbeauftragter nach HinSchG dafür verantwortlich. Jetzt steht eine interne Ermittlung an. Doch statt Sicherheit zu verspüren, sind Sie unsicher: Reichen unsere internen Mittel aus? Steht die Ermittlung auf wackligen Beinen? Diese Situation kennen viele Compliance Officer, HR-Manager oder Legal-Verantwortliche, die zum ersten Mal mit einer internen Untersuchung nach dem Hinweisgeberschutzgesetz konfrontiert sind.

Wann die interne Ermittlung mit firmeninternen Ressourcen gut lösbar sind

Nicht jeder Hinweis führt gleich zu einer groß angelegten Internal Investigation. Oft lassen sich interne Ermittlungen mit vorhandenen Ressourcen effektiv durchführen – vorausgesetzt, die Rahmenbedingungen stimmen. Studien zeigen, dass die Mehrheit deutscher Unternehmen Hinweise zunächst eigenständig untersucht​. Interne Untersuchungen sind oft sinnvoll, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Fachkundige Ansprechperson: Das HinSchG verlangt, dass die bearbeitende Person unabhängig und fachkundig ist​. Wenn Sie oder Ihr Team über entsprechendes Know-how verfügen – etwa durch einschlägige Erfahrung oder eine HinSchG-Compliance-Schulung – können viele Fälle intern aufgeklärt werden. Ein geschulter Meldestellenbeauftragter, der das Meldesystem professionell betreibt (HinSchG-konform), bildet die Grundlage für eine erfolgreiche interne Ermittlung.
• Klare und geringfügige Sachverhalte: Handelt es sich um einen einfach gelagerten Fall (z.B. ein klarer Verstoß gegen interne Richtlinien ohne strafrechtliche Relevanz), kann die interne Ermittlung meist zügig erfolgen. Solange keine komplexen rechtlichen Fragen im Raum stehen und der Vorwurf überschaubar ist, sind interne Ermittler im Vorteil: Sie kennen die Unternehmenskultur und Prozesse und können schnell reagieren.
• Genügend Ressourcen und Zeit: Ist die interne Ermittlung fester Bestandteil Ihrer Compliance-Struktur und verfügen Sie über genügend personelle Ressourcen, lässt sich ein neuer Fall intern stemmen. Wichtig ist, dass die Ermittlungen zeitnah erfolgen – Verzögerungen können Beweise gefährden und arbeitsrechtliche Fristen (z.B. bei möglichen Kündigungen) verstreichen lassen. Wenn Ihr Team den Mehraufwand ohne Abstriche im Tagesgeschäft leisten kann, spricht nichts gegen eine interne Lösung.
• Keine Interessenkonflikte: Sind an dem Vorwurf keine hochrangigen Personen oder engen Kollegen beteiligt, steht einer objektiven internen Ermittlung wenig im Weg. Die Unabhängigkeit des Untersuchungsführenden muss gewahrt sein. Fühlen Sie sich frei von Befangenheit und genießt Ihre interne Meldestelle Vertrauen im Haus, können Sie das Signal setzen: Wir klären Missstände intern transparent auf.

Kurz gesagt: Gut vorbereitete Unternehmen mit etablierten Compliance-Prozessen können viele Hinweise intern bearbeiten – insbesondere, wenn die Fälle überschaubar bleiben und die internen Ermittler geschult sowie unvoreingenommen sind. Doch was, wenn die Sache komplizierter ist?

5 klare Anzeichen, wann externe Hilfe bei Ihrer internen Ermittlung ratsam ist

Manche Situationen sprengen den Rahmen dessen, was intern leistbar ist. Externe Unterstützung kann dann der Schlüssel sein, um eine Untersuchung erfolgreich und rechtssicher zu führen. Aber woran erkennen Sie, dass Ihre interne Ermittlung auf wackligen Beinen steht? Im Folgenden fünf deutliche Anzeichen – treten diese auf, sollten Sie ernsthaft in Erwägung ziehen, externe Hilfe ins Boot zu holen:

1. Schwerwiegende oder strafrechtliche Vorwürfe: Geht es um Compliance-Verstöße mit großem Ausmaß – etwa Korruption, Betrug, sexuelle Belästigung oder andere strafbare Handlungen – steigt das Risiko und die Komplexität erheblich. Hier sind oft besondere rechtliche Kenntnisse und einwandfreie Dokumentation nötig. Bei solchen sensiblen Fällen ist externe Unterstützung empfehlenswert​, um Fehler zu vermeiden und alle rechtlichen Schritte korrekt einzuleiten. Externe Experten haben Erfahrung mit ernsthaften Vorwürfen und wissen, wie man Ermittlungen gerichtsfest durchführt.
2. Führungskräfte oder Vorstand involviert: Betrifft der Hinweis Personen in leitender Position oder sogar Mitglieder der Geschäftsführung, wird eine unabhängige Aufklärung zur Herausforderung. Interne Compliance-Teams stoßen an Grenzen, wenn Vorgesetzte oder Kollegen untersucht werden sollen. Die Objektivität kann in Frage gestellt werden, und interne Machtstrukturen könnten die Untersuchung behindern. Ein externer Ermittler bringt hier die nötige Neutralität mit und gewährleistet, dass auch gegen mächtige Stellen vorurteilsfrei ermittelt wird​. Damit schützen Sie auch die Glaubwürdigkeit des Verfahrens.
3. Mangelnde interne Fachkenntnis oder Erfahrung: Wenn im Unternehmen kein Mitarbeiter mit Untersuchungserfahrung verfügbar ist oder Spezialwissen gefragt ist (z.B. IT-Forensik, Bilanzprüfung, Arbeitsrecht), sollten Sie externe Fachleute hinzuziehen. Externe Ermittlungs-Profis verfügen über umfangreiche Erfahrung in verschiedensten Fällen und können Ihr Team gezielt ergänzen. Auch wenn Ihre Organisation das erste Mal ein Hinweisgeber-Fall bearbeitet, kann ein sogenannter „Compliance Investigation Support“ durch externe Berater helfen, typische Fehler zu vermeiden. Die Investition in externes Know-how sichert eine gründliche Aufarbeitung nach Best Practice.
4. Hohe Fallkomplexität oder Ressourcenengpässe: Zeichnet sich ab, dass die Untersuchung umfangreich wird – etwa weil viele Personen involviert sind, über Abteilungen oder sogar Ländergrenzen hinweg ermittelt werden muss oder eine große Datenmenge zu sichten ist – geraten interne Strukturen schnell an ihre Kapazitätsgrenzen.  Wenn Ihr Team bereits ausgelastet ist oder die Aufklärung parallel zum Tagesgeschäft kaum stemmen kann, ist das ein klares Warnsignal. Externe Dienstleister können mit mehr Ressourcen und Technik (z.B. E-Discovery-Tools) einspringen, damit der Fall nicht im Sande verläuft.
5. Befangenheit oder Unsicherheit im Vorgehen: Ihr Bauchgefühl meldet Red Flags – Sie fühlen sich bei der Bearbeitung unwohl oder überfordert. Vielleicht gibt es interne Spannungen, Misstrauen oder Sie sind unsicher, welche Schritte als nächstes kommen. Diese Unsicherheit kann darauf hindeuten, dass die Ermittlung auf wackligen Füßen steht. Externe Berater bringen Struktur in chaotische Situationen. Sie bieten einen objektiven Blick von außen und geben Ihnen die Sicherheit, nichts Wichtiges zu übersehen. Wenn Sie merken, dass Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen, ist externe Hilfe genau das, was Sie brauchen, um wieder Klarheit zu gewinnen.

Treffen ein oder mehrere dieser Anzeichen zu, zögern Sie nicht, externe Stellen einzubeziehen. Es geht letztlich darum, den Fall effektiv, vertraulich und mit der nötigen Professionalität zu bearbeiten – und dabei die Vorgaben des HinSchG sowie anderer Gesetze einzuhalten. Eine gescheiterte interne Ermittlung kann erhebliche Folgen haben, von Vertrauensverlust bis hin zu Sanktionsrisiken. So drohen bei Verstößen gegen das Hinweisgeberschutzgesetz empfindliche Bußgelder (in schweren Fällen bis zu 100.000 €). Lieber rechtzeitig Unterstützung suchen, als am Ende auf den Trümmern einer missglückten Untersuchung zu sitzen.

Externe Unterstützung: Wie kann eine interne Ermittlung unterstützt werden?

Steht die Entscheidung, externe Hilfe hinzuzuziehen, müssen Sie nicht gleich die komplette Kontrolle abgeben. Es gibt verschiedene Formen der externen Unterstützung, je nachdem, was Ihr Bedarf ist:

• Investigation-Helpdesk (punktuelle Beratung): Manchmal genügen schon gezielte Ratschläge eines externen Experten, um in der eigenen Ermittlung voranzukommen. Ein Investigation-Helpdesk ist wie eine Hotline für Compliance-Ermittler: Sie können vertraulich Fragen stellen, zum Beispiel zur Untersuchungsstrategie oder zu rechtlichen Fallstricken, und erhalten kurzfristig fundierte Antworten. So eine beratende Unterstützung auf Abruf – telefonisch oder online – hilft, Unsicherheiten auszuräumen, während Sie die Untersuchung weiterhin intern führen. Hinweisgeber-Compliance GmbH bietet beispielsweise einen solchen Helpdesk-Service, der Ermittler durch jede Phase begleitet​.
• Externe Spezialisten für Teilaufgaben: Je nach Fall kann es sinnvoll sein, spezielle Aufgaben an externe Fachleute zu delegieren. Etwa die Durchführung forensischer Interviews mit Hinweisgebern oder Beschuldigten durch erfahrene Ermittler, um wichtige Zeugenaussagen professionell zu sichern. Oder Sie ziehen IT-Forensiker hinzu, um digitale Beweise auszuwerten, beziehungsweise Wirtschaftsprüfer, um komplexe Finanzdaten zu analysieren. Solche punktuellen Einsätze externer Spezialisten stellen sicher, dass jede Facette des Falls mit Expertenwissen abgedeckt ist. Ihr internes Team bleibt in der Koordination, während Externe zuarbeiten.
• Strategische Beratung und Coaching: Bei neuartigen oder komplexen Hinweisen kann externe strategische Unterstützung Gold wert sein. Das kann in Form von Workshops oder Coaching erfolgen – zum Beispiel ein externer Advisor, der mit Ihnen einen Untersuchungsplan erstellt und mögliche Szenarien durchspielt. Ein solcher Sparringspartner hilft, die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge zu gehen. Auch Mentoring-Sessions zum Umgang mit ersten Hinweisen können sinnvoll sein, um Ihre Ermittlungsfähigkeit langfristig zu stärken. So lernen Sie, ähnlich gelagerte Fälle künftig eigenständiger zu bewältigen.
• Komplette Auslagerung der Untersuchung: In Extremfällen – etwa bei sehr heiklen oder groß angelegten Fällen – besteht die Option, die gesamte Untersuchung extern durchführen zu lassen. Spezialisierte Kanzleien oder Investigations-Dienstleister übernehmen dann die Rolle der Untersuchungsführer. Sie arbeiten natürlich eng mit dem Unternehmen zusammen, halten alle Vertraulichkeitsregeln ein und berichten regelmäßig über Fortschritte. Diese Variante empfiehlt sich vor allem, wenn absolute Neutralität gefordert ist oder intern schlicht die Mittel fehlen, um dem Fall gerecht zu werden. Als Meldestellenbeauftragter sollten Sie in diesem Szenario weiterhin als Schnittstelle fungieren und den Kontakt zu den externen Ermittlern halten, um informiert zu bleiben.

Wie Sie sehen, reicht das Spektrum von beratungsmäßiger Unterstützung bis zur vollständigen Fallübergabe. Oft ist auch ein hybrider Ansatz möglich – Sie erledigen, was geht, inhouse und holen sich für definierte Teilaspekte einen externen Partner an Bord. Wichtig ist, dass die Verantwortlichkeiten klar geregelt sind und sensible Daten sicher ausgetauscht werden (etwa durch eine vertragliche Vereinbarung, die den Datenschutz und die HinSchG-Vorgaben wahrt).

Den richtigen externen Partner für Ihre interne Ermittlung finden: Worauf Sie achten sollten

Haben Sie sich entschieden, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen, stellt sich die Frage nach dem richtigen Partner. Der Markt für Compliance Investigation Support ist vielfältig – von spezialisierten Boutiquen über Forensik-Teams bis hin zu großen Wirtschaftskanzleien. Diese Kriterien helfen bei der Auswahl:

• Erfahrung und Fachkompetenz: Prüfen Sie, ob der externe Dienstleister nachweislich Erfahrung mit internen Ermittlungen und dem Hinweisgeberschutz hat. Idealerweise bringt er Branchenkenntnis und spezifisches Know-how (z.B. Arbeitsrecht, Datenschutz, Forensik) mit. Zertifizierungen oder einschlägige Referenzen können ein Indikator für Qualität sein.
• Kenntnis der gesetzlichen Vorgaben: Ihr Partner sollte sich mit dem Hinweisgeberschutzgesetz und verwandten Regularien bestens auskennen. Nur so kann er garantieren, dass die Untersuchung rechtssicher abläuft – von Vertraulichkeitsanforderungen bis zur Dokumentation. Fragen Sie ruhig nach, ob der Anbieter bereits Fälle nach HinSchG betreut hat oder entsprechende Schulungen durchführt.
• Vertraulichkeit und Datenschutz: Achten Sie auf strikte Vertraulichkeitszusagen und Datenschutzkonzepte. Bei der Zusammenarbeit werden interne Informationen und personenbezogene Daten geteilt – hierfür muss der externe Partner höchste Sicherheitsstandards gewährleisten. Seriöse Anbieter schließen in der Regel Vertragsvereinbarungen (z.B. zur Auftragsverarbeitung oder gemeinsamen Verantwortlichkeit nach DSGVO) und behandeln Ihre Fälle absolut diskret.
• Unabhängigkeit und Objektivität: Der externe Ermittler sollte keinerlei Interessenkonflikte haben. Idealerweise ist er völlig unabhängig von Ihrem Unternehmen, um unvoreingenommen agieren zu können. Dies ist besonders wichtig, wenn es um Untersuchungen auf Vorstandsebene geht. Machen Sie deutlich, dass Sie einen Partner suchen, der auch unangenehme Wahrheiten offenlegt und nicht „wegschaut“.
• Passgenaue Unterstützung: Jeder Fall ist anders. Suchen Sie daher einen Dienstleister, der flexibel auf Ihren Bedarf eingeht – sei es durch eine beratende Hotline, Vor-Ort-Unterstützung oder Übernahme einzelner Aufgaben. Ein guter externer Partner wird gemeinsam mit Ihnen das richtige Unterstützungsmodell finden und keine One-Size-Fits-All-Lösung überstülpen. Klären Sie im Vorfeld, welche Leistungen konkret erbracht werden sollen und wie die Zusammenarbeit abläuft (Erreichbarkeit, Berichtswege, etc.).
• Kosten und Transparenz: Zuletzt sollte das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmen. Externe Ermittlungen können aufwändig sein, daher ist Transparenz über die Kosten wichtig. Ein seriöser Anbieter wird die voraussichtlichen Aufwände ehrlich benennen und eventuell stufenweise Vorgehen vorschlagen, um die Kosten kontrollierbar zu halten. Bedenken Sie aber auch: Qualität hat ihren Preis – und eine saubere Untersuchung, die größeren Schaden abwendet, ist die Investition in der Regel wert.

Nehmen Sie sich die Zeit, Angebote zu vergleichen und Gespräche zu führen. Im Idealfall bauen Sie schon präventiv Kontakte zu vertrauenswürdigen externen Beratern auf – dann wissen Sie im Ernstfall sofort, wen Sie anrufen können. Viele Unternehmen schließen auch Rahmenverträge mit externen Dienstleistern, um im Fall der Fälle direkt handlungsfähig zu sein.

Auf sicheren Beinen bei internen Ermittlungen mit der richtigen Unterstützung

Interne Ermittlungen müssen keine Zitterpartie sein. Wenn Sie frühzeitig die Weichen richtig stellen – intern für qualifizierte Ansprechpersonen und klare Prozesse sorgen und bei Bedarf externe Expertise hinzuziehen – stehen Ihre Untersuchungen auf festen Beinen. Nicht jeder Hinweis erfordert externe Hilfe, doch kennen Sie nun fünf klare Warnsignale, wann der Griff zum Telefon und das Hinzuziehen eines Profis ratsam ist.

Letztlich geht es darum, Integrität und Compliance in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten. Scheuen Sie sich nicht, bei komplexen Fällen oder Unsicherheit externe Unterstützung zu suchen – das ist kein Zeichen von Schwäche, sondern von Professionalität.

Hinweisgeber-Compliance GmbH steht Meldestellenbeauftragten und Compliance-Verantwortlichen dabei mit pragmatischer, professioneller Hilfe zur Seite, ob durch einen flexiblen Investigation-Helpdesk oder erfahrene Advisor für Ihre Compliance-Untersuchungen.

Bleiben Sie handlungsfähig: Ihre interne Meldestelle ist ein wichtiges Instrument, und mit der richtigen Unterstützung können Sie auch schwierige Hinweise souverän aufklären. Sprechen Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch an – so sind Ihre internen Ermittlungen garantiert nicht mehr wacklig, sondern standfest und erfolgreich.