Die Benennung eines Meldestellen-Beauftragten für die interne Meldestelle

Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) hat der deutsche Gesetzgeber erstmals ein allgemeingültiges Gesetz geschaffen, das Pflichten und Vorgaben zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems bzw. einer internen Meldestelle und von Meldekanälen regelt.

Inhaltsverzeichnis

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Der Meldestellen­beauftragte als Empfänger von Hinweisen

Der interne Meldestellenbeauftragte spielt eine entscheidende Rolle bei der Bearbeitung von eingehenden Meldungen über Compliance- und Rechtsverstöße und trägt somit wesentlich zur Umsetzung des HinSchG bei. Neben den gesetzlichen Anforderungen ist es zu empfehlen, eine sogenannte „Speak-Up-Kultur“ zu fördern, die einen Anreiz für Beschäftigte schafft, Meldungen abzugeben. Dies unterstützt Unternehmen dabei, etwaige Missstände zunächst intern zu untersuchen und gegebenenfalls kurzfristig Abhilfe leisten zu können.
Im Gegensatz zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet das HinSchG nicht den Beschäftigungsgeber, formal bzw. schriftlich einen internen Meldestellenbeauftragten zu bestellt, so ist es empfehlenswert, eine unparteiische Person oder Abteilung zu bestellen, die für die Durchführung von Folgemaßnahmen im Zusammenhang mit den eingegangenen Meldungen verantwortlich ist. Eine exemplarische Bestellung finden Sie am Ende von diesem Blogbeitrag. Diese sollte durch unternehmensspezifische und individuelle Inhalte ergänzt werden.

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Die Anforderungen an einen Meldestellen­beauftragten

Der Meldestellen-Beauftragte muss über folgende Qualifikationen verfügen:
  • Rechtskenntnisse
  • Compliance-Kenntnisse
  • Kommunikations- und Konfliktmanagement-Kenntnisse
  • Verschwiegenheits- und Loyalitätspflichten
Zudem sollte der Meldestellen-Beauftragte über eine hohe Sozialkompetenz und Sensibilität für die Anliegen von Hinweisgebern verfügen.

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Vorteile einer offiziellen Beauftragung bzw. Benennung

Die Benennung eines Meldestellenbeauftragten ist ein essentieller Schritt für Unternehmen, um ein effektives Hinweisgebersystem einzurichten. Der Meldestellenbeauftragte ist die zentrale Anlaufstelle für Hinweisgeber und ist für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und den Schutz der Hinweisgeber verantwortlich.

Mit einer offiziellen Benennung erschaffen Sie sich einige Vorteile:

  1. Klarheit: Die offizielle Benennung eines Meldestellenbeauftragten schafft Klarheit für alle Beteiligten. Mitarbeiter wissen, an wen sie sich bei Verstößen wenden können.
  2. Professionalität: Die offizielle Benennung eines Meldestellenbeauftragten signalisiert Professionalität und Seriosität. Das Unternehmen zeigt, dass es sich um das Thema Hinweisgeberschutz ernst bemüht.
  3. Verantwortlichkeit: Die offizielle Benennung eines Meldestellenbeauftragten schafft Verantwortlichkeit. Der Meldestellenbeauftragte ist für die Bearbeitung der Meldungen verantwortlich und muss dafür Sorge tragen, dass diese sachgerecht und zügig bearbeitet werden.
  4. Sicherheit: Meldestellenbeauftragte haben die Möglichkeit, sich in späteren Gesprächen oder Diskussionen auf die Beauftragung zu berufen.

 

Unternehmen, die ein effektives Hinweisgebersystem einrichten möchten, sollten daher einen Meldestellenbeauftragten offiziell benennen.

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Prof. Dr. Stefanie Fehr

Prof. Dr. Stefanie Fehr

Prof. Dr. Stefanie Fehr ist Wirtschaftsjuristin, LL.M. und hat in leitenden Compliance-Funktionen in Dax-Konzernen eine umfassende Berufserfahrung zum professionellen Hinweisgeber-Management sammeln können. Zum 1. Oktober 2021 hat Frau Prof. Dr. Fehr die Professur für Compliance, Datenschutz und Unternehmensauditing an der HS Ansbach übernommen und hat zusätzlich seit 2018 einen Lehrauftrag im Bereich „Corporate Compliance“ an der Universität Kassel inne.
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