Was besagt der Vertraulichkeitsgrundsatz im Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)?
Der Vertraulichkeitsgrundsatz des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) verpflichtet Unternehmen dazu, die Identität hinweisgebender Personen sowie aller Informationen, die zu deren Identifizierung führen könnten, streng vertraulich zu behandeln. Ziel ist es, potenzielle Hinweisgeber vor Repressalien zu schützen und eine offene Speak-up-Kultur zu fördern.
Damit das gelingt, müssen interne Meldestellen ein hohes Maß an Datenschutz und organisatorischer Sorgfalt gewährleisten. Die Einrichtung sicherer Meldekanäle, die Begrenzung des Zugriffs durch granulare Rechtekonzepte sowie die regelmäßige Schulung der verantwortlichen Mitarbeitenden sind gesetzlich gefordert. Zentrale Grundlage bildet dabei stets eine individuell angepasste Vertraulichkeitserklärung (Muster).
Warum ist eine Vertraulichkeitserklärung nach HinSchG so wichtig?
Die Vertraulichkeitserklärung stellt sicher, dass alle an einem Hinweisverfahren Beteiligten – von der internen Meldestelle über IT und HR bis hin zur Geschäftsführung – zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet werden. Dies schützt sowohl die hinweisgebenden Personen als auch die Integrität des Prozesses.
Ein rechtssicheres vertraulichkeitserklärung muster hilft Unternehmen, diese Verpflichtung klar zu kommunizieren, rechtlich zu dokumentieren und im Bedarfsfall gegenüber Behörden nachzuweisen. Es sichert nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern auch das Vertrauen der Belegschaft.
Welche Vorteile bietet eine umfassende Vertraulichkeitserklärung?
- Abteilungsübergreifender Schutz: Nicht nur der/die Meldestellenbeauftragte, sondern auch unterstützende Stellen wie interne Revision, IT oder Assistenzpersonal sollten in die Erklärung einbezogen werden.
- Dokumentation & Compliance: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Erklärungen sorgt für dauerhafte Einhaltung von HinSchG und DSGVO.
- Transparenz im Krisenfall: In Situationen, in denen Informationen weitergegeben werden müssen, sorgt eine anonymisierte Fallbearbeitung plus Vertraulichkeitserklärung für Datenschutzkonformität.
Vertraulichkeit bei internen Untersuchungen und externen Partnern
Im Rahmen interner Untersuchungen ist es häufig notwendig, Auskünfte aus anderen Abteilungen einzuholen. Auch hier gilt: Keine Information ohne vorab unterzeichnete Vertraulichkeitserklärung. Diese sollte:
- Den Geltungsbereich der Vertraulichkeit klar definieren,
- den Umgang mit personenbezogenen Daten regeln,
- und die Folgen bei Verstößen eindeutig benennen.
Bei Zusammenarbeit mit externen Ermittlern oder Dienstleistern ist ebenfalls eine vorherige schriftliche Vertraulichkeitserklärung erforderlich. Digitale Hinweisgebersysteme ermöglichen dabei eine datenschutzkonforme Kommunikation – ohne unsichere E-Mail-Ketten.
Mustervorlage Vertraulichkeitserklärung: Nutzen & Anpassung
Ein gutes vertraulichkeitserklärung muster bildet den rechtlichen Rahmen, ersetzt aber keine individuelle Prüfung oder Anpassung. Die Vorlage sollte stets auf die interne Organisation, Branche und Prozesse des Unternehmens abgestimmt werden. Essenzielle Inhalte sind u.a.:
- Definition vertraulicher Informationen
- Dauer der Vertraulichkeitsverpflichtung
- Geltungsbereich & betroffene Parteien
- Sanktionen bei Verstoß
📝 Bitte beachten Sie: Die Informationen sowie Mustervorlagen auf dieser Website werden ständig geprüft und aktualisiert. Trotz aller Sorgfalt können sich Angaben inzwischen geändert haben. Eine Haftung oder Garantie für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der zur Verfügung gestellten Informationen kann deshalb nicht übernommen werden. Die Mustervorlagen dienen der Veranschaulichung und stellen keine Rechtsberatung dar. Diese Beispiele ersetzen nicht eine individuelle, auf den Einzelfall Ihres Unternehmens zugeschnittene Vorlage.
➡️ Jetzt Mustervorlage herunterladen
Bußgelder bei Verstößen gegen Vertraulichkeitspflichten
Das HinSchG sieht empfindliche Bußgelder bei Pflichtverstößen vor:
- Bis zu 20.000 €, wenn keine interne Meldestelle vorhanden ist
- Bis zu 50.000 € für das Verletzen der Vertraulichkeit oder das Ergreifen von Repressalien
- Bis zu 10 Mio. € bei vorsätzlichen, systematischen Verstößen laut § 30 OWiG
Auch hinweisgebende Personen, die falsche Informationen absichtlich weitergeben, können mit bis zu 20.000 € sanktioniert werden.
Diese Sanktionen unterstreichen, wie hoch der Gesetzgeber den Schutz von Hinweisgebern einstuft – und wie wichtig die korrekte Anwendung von Vertraulichkeitserklärungen ist.
Wie kann eine Mustervorlage für Vertraulichkeitserklärungen genutzt werden?
Die Bereitstellung einer Mustervorlage am Ende des Blogbeitrags ermöglicht es Unternehmen, eine solide Grundlage für ihre Vertraulichkeitserklärungen zu schaffen. Diese Vorlage kann als Ausgangspunkt dienen und sollte an die spezifischen Bedürfnisse und die internen Vorschriften des Unternehmens angepasst werden. Eine effektive Vertraulichkeitserklärung deckt verschiedene Aspekte ab: von der Definition vertraulicher Informationen bis hin zu den Konsequenzen bei Verstößen gegen die Vereinbarung.